PERKEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

             Di beberapa negara yang sudah maju, sistem kearsipan sudah mengalami kemajuan. Di Amerika, misalnya sudah menggunakan komputer dan sistem elektronik dalam usaha menemukan kembali informasi atau data yang terkandung dalam arsip. Sementara itu di negara-negara yang masih berkembang masih terpaku pada sistem buku agenda, meski kalau dibandingkan dengan kegiatan adminstrasi yang serba cepat sudah tidak cocok lagi. Namun sangat sulit untuk mengubah perilaku lama ke perilaku baru yang modern.

BEBERAPA SISTEM KEARSIPAN YANG DIGUNAKAN:

A. Sistem Deretan

Merupakan dasar dari seluruh sistem kearsipan yang berkembang, yaitu system penyimpanan atau penataan berkas yang menggunakan angka Arab seperti 1, 2, 3, 4, 5 dst.  Karena itu pula maka sistem ini disebut sistem deretan. Sistem ini terbagi atas:

1. Sistem Kronologis

            Sistem ini menata bundel-bundel arsip berdasarkan tanggal surat masuk atau ke luar. Sistem ini merupakan sistem kearsipan yang tertua, yang mulai digunakan pada tahun 1816 di Indonesia. Bisa dibayangkan, betapa sulitnya menemukan bundel-bundel tersebut, kalau tidak diketahui tanggal surat masuk atau keluar, karena biasanya pimpinan kantor menanyakan surat berdasarkan masalahnya, karena masalah arsip mudah diingat daripada tanggal surat. Karena sistem ini tidak efisien, maka sudah banyak instansi yang meninggalkan sistem ini dan beralih ke sistem lain yang lebih efisien.

2. Sistem Numeric Agenda

            Sistem ini didasarkan pada nomor agenda surat masuk atau keluar, sebab itu pulalah disebut Sistem Deretan.

            Karena menggunakan nomor agenda, maka para petugas kearsipan sulit sekali menemukan kembali bundel atau arsip, kalau tidak mengetahui nomor agenda surat masuk atau surat keluar yang sedang dicari atau diperlukan, karena pimpinan kantor lebih banyak menanyakan surat berdasarkan masalah atau perihal yang terkandung dalam surat yang diprosesnya. Oleh karena itulah maka sistem ini banyak ditinggalkan dan beralih ke sistem yang lebih baik.

B. SISTEM HUBUNGAN YANG SAMA

1. Alamat Partner

            Yaitu sistem dimana semua surat-surat masuk atau keluar ditata berdasarkan: Dari instansi mana surat tersebut masuk atau ke mana surat tersebut ditujukan. Maka surat-surat masuk atau keluar disimpan dalam bundel dengan judul nama instansi tersebut dan disusun secara alphabetis, yang diatur berdasarkan indeks. Sistem ini disebut pula sistem alphabetis.

            Dari pengalaman yang muncul diperoleh kesimpulan bahwa sistem ini ternyata lebih baik daripada sistem kronolgis dan sistem nomor agenda. Karena itu sampai saat ini sistem ini masih banyak digunakan seperti antara lain di bagian Personalia atau Kepegawaian untuk menyususun bundel pegawai didasarkan nama-nama pegawai.

            Pimpinan kantor pun banyak menanyakan surat berdasarkan pada alamat korespondensi atau alamat partner, sehingga bundel-bundel itu lebih mudah ditemukan.

            Yang perlu diingat dari sistem ini adalah penyusunan indeks, sehingga penyusunan bundel secara alphabetis lebih mantap dan lebih sistematis.

2. Sistem berdasarkan isi surat (subject)

            Sistem ini adalah sistem yang tersulit penggunaannya, tetapi merupakan sistem yang terbaik dan lebih mudah menemukan surat atau arsip daripada sistem kronologis, nomor agenda dan alphabetis. Oleh sebab itu banyak instansi lebih tertarik ke sistem ini. Syarat mutlak penggunaan sistem ini adalah pembuatan pola klasifikasi kearsipan, sebab pola klasifikasi kearsipan merupakan sarana untuk penemuan kembali arsip yang lebih cepat dan lebih mudah, tetapi penggunaan sistem ini harus benar-benar dikuasai  sehingga harus dipelajari sebaik-baiknya. Petugas kearsipan pun harus benar-benar terampil dan tajam pikirannya.

            Kini Indonesia sedang mengembangkan Sistem Kearsipan Pola Baru, yang merupakan gabungan dari sistem alamat partner dan sistem isi surat (subject). Rencana ke depan seluruh sistem kearsipan yang digunakan di Indonesia adalah sama, seperti yang dicita-citakan oleh Arsip Nasional RI, sehingga kalau ada arsip inaktif yang kemudian diserahkan ke Arsip Nasional dan sudah menjadi arsip statis  akan lebih mudah mengaturnya atau menyusunnya kembali.

Materi ini  disarikan dari :

Abubakar, Hadi, (1996). Pola Kearsipan Modern, Sistem Kartu Kendali, Jakarta:  Djambatan. P. 27-30.

Catatan:

Khusus Untuk Keperluan Perkuliahan di Istituto Profesional de Canossa, Dili, Timor Leste.  

Dili, 10 Pebruari 2011

D. Dwikori Sitaresmi, M.A.

http://www.pdfking.net/Membangun-Sistem-Informasi-Kearsipan--PDF.html#