PERKEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

             Di beberapa negara yang sudah maju, sistem kearsipan sudah mengalami kemajuan. Di Amerika, misalnya sudah menggunakan komputer dan sistem elektronik dalam usaha menemukan kembali informasi atau data yang terkandung dalam arsip. Sementara itu di negara-negara yang masih berkembang masih terpaku pada sistem buku agenda, meski kalau dibandingkan dengan kegiatan adminstrasi yang serba cepat sudah tidak cocok lagi. Namun sangat sulit untuk mengubah perilaku lama ke perilaku baru yang modern.

BEBERAPA SISTEM KEARSIPAN YANG DIGUNAKAN:

A. Sistem Deretan

Merupakan dasar dari seluruh sistem kearsipan yang berkembang, yaitu system penyimpanan atau penataan berkas yang menggunakan angka Arab seperti 1, 2, 3, 4, 5 dst.  Karena itu pula maka sistem ini disebut sistem deretan. Sistem ini terbagi atas:

1. Sistem Kronologis

            Sistem ini menata bundel-bundel arsip berdasarkan tanggal surat masuk atau ke luar. Sistem ini merupakan sistem kearsipan yang tertua, yang mulai digunakan pada tahun 1816 di Indonesia. Bisa dibayangkan, betapa sulitnya menemukan bundel-bundel tersebut, kalau tidak diketahui tanggal surat masuk atau keluar, karena biasanya pimpinan kantor menanyakan surat berdasarkan masalahnya, karena masalah arsip mudah diingat daripada tanggal surat. Karena sistem ini tidak efisien, maka sudah banyak instansi yang meninggalkan sistem ini dan beralih ke sistem lain yang lebih efisien.

2. Sistem Numeric Agenda

            Sistem ini didasarkan pada nomor agenda surat masuk atau keluar, sebab itu pulalah disebut Sistem Deretan.

            Karena menggunakan nomor agenda, maka para petugas kearsipan sulit sekali menemukan kembali bundel atau arsip, kalau tidak mengetahui nomor agenda surat masuk atau surat keluar yang sedang dicari atau diperlukan, karena pimpinan kantor lebih banyak menanyakan surat berdasarkan masalah atau perihal yang terkandung dalam surat yang diprosesnya. Oleh karena itulah maka sistem ini banyak ditinggalkan dan beralih ke sistem yang lebih baik.

B. SISTEM HUBUNGAN YANG SAMA

1. Alamat Partner

            Yaitu sistem dimana semua surat-surat masuk atau keluar ditata berdasarkan: Dari instansi mana surat tersebut masuk atau ke mana surat tersebut ditujukan. Maka surat-surat masuk atau keluar disimpan dalam bundel dengan judul nama instansi tersebut dan disusun secara alphabetis, yang diatur berdasarkan indeks. Sistem ini disebut pula sistem alphabetis.

            Dari pengalaman yang muncul diperoleh kesimpulan bahwa sistem ini ternyata lebih baik daripada sistem kronolgis dan sistem nomor agenda. Karena itu sampai saat ini sistem ini masih banyak digunakan seperti antara lain di bagian Personalia atau Kepegawaian untuk menyususun bundel pegawai didasarkan nama-nama pegawai.

            Pimpinan kantor pun banyak menanyakan surat berdasarkan pada alamat korespondensi atau alamat partner, sehingga bundel-bundel itu lebih mudah ditemukan.

            Yang perlu diingat dari sistem ini adalah penyusunan indeks, sehingga penyusunan bundel secara alphabetis lebih mantap dan lebih sistematis.

2. Sistem berdasarkan isi surat (subject)

            Sistem ini adalah sistem yang tersulit penggunaannya, tetapi merupakan sistem yang terbaik dan lebih mudah menemukan surat atau arsip daripada sistem kronologis, nomor agenda dan alphabetis. Oleh sebab itu banyak instansi lebih tertarik ke sistem ini. Syarat mutlak penggunaan sistem ini adalah pembuatan pola klasifikasi kearsipan, sebab pola klasifikasi kearsipan merupakan sarana untuk penemuan kembali arsip yang lebih cepat dan lebih mudah, tetapi penggunaan sistem ini harus benar-benar dikuasai  sehingga harus dipelajari sebaik-baiknya. Petugas kearsipan pun harus benar-benar terampil dan tajam pikirannya.

            Kini Indonesia sedang mengembangkan Sistem Kearsipan Pola Baru, yang merupakan gabungan dari sistem alamat partner dan sistem isi surat (subject). Rencana ke depan seluruh sistem kearsipan yang digunakan di Indonesia adalah sama, seperti yang dicita-citakan oleh Arsip Nasional RI, sehingga kalau ada arsip inaktif yang kemudian diserahkan ke Arsip Nasional dan sudah menjadi arsip statis  akan lebih mudah mengaturnya atau menyusunnya kembali.

Materi ini  disarikan dari :

Abubakar, Hadi, (1996). Pola Kearsipan Modern, Sistem Kartu Kendali, Jakarta:  Djambatan. P. 27-30.

Catatan:

Khusus Untuk Keperluan Perkuliahan di Istituto Profesional de Canossa, Dili, Timor Leste.  

Dili, 10 Pebruari 2011

D. Dwikori Sitaresmi, M.A.

http://www.pdfking.net/Membangun-Sistem-Informasi-Kearsipan--PDF.html#

Menghilangkan kejenuhan OP

Ini dia hiburan yang enarik yang bisa dicoba untuk para OP warnet tang sehari-harinya cuma melihat layar komputeeerr mulu :D
Aku nemuin tips ini dari internet dan penasaran saya pun ikutan mencoba ,ternyata seru juga buat hiburan baru OP .


buka aja linknya ,gue jg cuma copas .
http://www.kaskus.us/showthread.php?t=6814475

Layanan Jasa Kearsipan

PENDAHULUAN

Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, bahwa setiap instansi/organisasi baik Pemerintah maupun Swasta berkewajiban menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip/dokumen sebagai bahan bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah/swasta dan pertanggungjawaban nasional.

Penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar, selain merupakan aset suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan organisasi pemerintah maupun swasta, karena dengan arsip/dokumen yang teratur dan benar pengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan tepat. Terselenggaranya kearsipan secara baik dapat meminimalisir kesalahan manajemen yang akan diambil oleh organisasi pemerintah maupun swasta melalui tersedianya informasi yang tersaji dengan baik dan benar.

Bagi organisasi pemerintah maupun swasta yang memiliki ruang kantor terbatas, sementara ingin menghasilkan produktifitas yang tinggi bagi organisasinya, maka penggunaan ruang kantor harus diatur sebaik-baiknya. Untuk mengurangi/membebaskan organisasi anda dari kekhawatiran dalam hubungannya dengan teknis penyimpanan arsip/dokumen terutama untuk arsip/dokumen vital bagi organisasi, terhadap bahaya yang disebabkan oleh peristiwa alam (banjir, kebakan, dsb) dan disebabkan oleh binatang perusak (tikus, serangga, jamur, dsb) maka Arsip Nasional Republik Indonesia cq Pusat Jasa Kearsipan memberikan penyelesaian bagi hal tersebut. 

PUSAT JASA KEARSIPAN

KONSULTASI KEARSIPAN

Melayani konsultasi untuk membantu menyelesaikan permasalahan kearsipan, sejak dari tata persuratan, pengurusan surat, pengelolaan arsip aktif, penanganan arsip inaktif sampai dengan penyusutan arsip/dokumen (termasuk penyusunan JRA)

PEMBUATAN SISTEM KEARSIPAN

Sistem kearsipan yang dirancang dan dibuat sesuai dengan kondisi dan keinginan instansi masing-masing, sehingga akan membantu di dalam kelancaran kegiatan administrasi, karena sistem tersebut meliputi sejak arsip diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan

PENYEMPURNAAN SISTEM KEARSIPAN

Menyempurnakan sistem yang telah ada dengan memperhatikan kaidah-kaidah kearsipan sehingga merupakan sistem yang aplikatif

OTOMASI KEARSIPAN

Penggunaan sarana elektronik guna mendukung pengelolaan arsip/dokumen agar informasinya dapat diakses dengan lebih cepat

PEMBENAHAN/PENATAAN ARSIP/DOKUMEN

Membantu merekonstruksi/menata ulang dan melaksanakan pembenahan/penataan arsip/dokumen kacau  secara tepat dan benar baik fisik maupun informasinya. Hasil dari pembenahan arsip/dokumen adalah tertatanya fisk dan informasi berupa daftar sebagai jalan masuk untuk penemuan kembali arsip/dokumen yang dapat dibuat secara manual maupun elektronik

PENYIMPANAN ARSIP/DOKUMEN

Menyediakan jasa penyimpanan sekaligus layanan pemakaian arsip/dokumen, pengiriman boks dan pengambilan arsip/dokumen. Ruang penyimpanan dirancang dengan spesifikasi ruang tahan api dan menggunakan AC selama 24 jam untuk Magnetic Tape, Catridge, CD-Rom, Disket, Mikrofilm, Microfiche dan Arsip Vital

PERAWATAN ARSIP/DOKUMEN

Layanan jasa perawatan arsip/dokumen meliputi perawatan arsip /dokumen, fumigasi, laminasi arsip/dokumen tekstual/kertas yang telah rusak/rapuh, dan penjilidan arsip/dokumen serta pengujian arsip konvensional

ALIH MEDIA ARSIP/DOKUMEN

Mengerjakan alih media arsip/dokumen dari media konvensional ke media baru.

REPRODUKSI ARSIP/DOKUMEN

Mengerjakan reproduksi arsip/dokumen dari berbagai ukuran dan jenis yang dibutuhkan, baik arsip tekstual maupun media baru.

PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN PUSAT ARSIP/DOKUMEN

Bagi organisasi pemerintah maupun swasta yang sudah memiliki pusat arsip/dokumen sendiri, Pusat Jasa Kearsipan memberikan layanan jasa dalam pemeliharaan dan perawatan pusat arsip/dokumen.

PENGADAAN PERALATAN/SARANA KEARSIPAN

Menyediakan peralatan/sarana kearsipan baik untuk arsip tekstual  maupun arsip media baru, seperti : Boks arsip, rak arsip, folder, guide, mikrofiche 16 mm dan 35 mm, dll.

KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN JASA KEARSIPAN ARSIP NASIONAL RI

ANRI adalah Lembaga Pemerintah yang melaksanakan pembinaan dan pengawasan di bidang kearsipan (KEPPRES No. 03 Tahun 2003) yang berkewajiban menyelamatkan dan melestarikan arsip baik milik instansi Pemerintah maupun Swasta sebagai pertanggungjawaban nasional. Memiliki tenaga-tenaga ahli lulusan dari dalam dan luar negeri serta didukung oleh tenaga ahli Arsiparis yang profesional

KEUNTUNGAN LAINNYA

Menghemat tempat penyimpanan

Kerahasiaan dan keamanan terjamin

Biaya murah

Mudah dijangkau karena berada di wilayah strategis

Memudahkan dan mempercepat penemuan kembali Arsip/Dokumen bagi instansi/perusahaan

Mendukung Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah dalam penyelamatan dan pelestarian arsip/dokumen perusahaan sebagai barang bukti otentik dan bahan pertanggungjawaban nasional atau bahan bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah/swasta

ORGANISASI PEMERINTAH DAN SWASTA YANG TELAH DIBINA ANRI

PT. Jasa Marga (Persero)

PT. Tambang Batu Bara Bukit Asam (Unit Keuangan dan Sistem Informasi)

Masjid Istiqlal Jakarta

Fakultas Teknik Universitas Indonesia

Yayasan Orbit

Kowani

Menpan

PT. Multi Bintang Indonesia

PT. HM Sampurna

PT. Citra Marga Nusaphala Persada (CMNP)

NLG Badak Bontang, PT

PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II

PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia III

dan lain-lain

KETERANGAN LEBIH LANJUT HUBUNGI :

PUSAT JASA KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Jl. Ampera Raya Cilandak Timur - Jakarta Selatan 12560

Telp. (021) 7805851 ext. 213, 214, 240, 247 dan 117

Fax : (021) 7805812, E-mail : info@anri.go.id

http://www.anri.go.id/index.php?option=config&sub_menu=ME0005&k=1616&p=0